Изборът на подходящ консултант е първата стъпка, която трябва да предприемете
Изготвянето на проект за финансиране е двустранен процес между клиент и консултант. За изготвянето на качествено проектно предложение е много важно комуникацията между клиента и консултанта да протича гладко и лесно. В тази статия ще откриете 5 съвета за гладка комуникация с консултанти по европрограми, за да може процесът по работа с тях да върви гладко и безпроблемно.
1. Изберете подходящ консултант
Изборът на подходящ консултант е първата стъпка, която трябва да предприемете. В интернет може да откриете най-различни консултантски фирми, но е важно да проверите до колко са надеждни те и дали консултантите, които работят в тях имат нужните опит и познания.
Чрез среща (физическа или онлайн) може да разберете дали консултантът е запознат с процедурата, за която искате да кандидатствате. Опитният консултант ще Ви зададе въпроси по време на разговора, ще се опита да разбере от какво има нужда фирмата Ви и ще Ви даде правилните съвети как та продължите нататък.
2. Внимавайте за тези често срещани грешки в комуникацията
Случва се да възникнат грешки и недоразумения при общуването с консултантите. Някои от най-често срещаните пропуски са:
* Липса на яснота в целите – практиката показва, че някои клиенти изпитват затруднения в поставянето на реалистични цели. Съветваме Ви да си поставите точни и ясни цели и да ги обсъдите с консултанта. Той ще даде своето експертно мнение и ще разберете дали поставените цели са постижими с избраната европрограма.
* Неправилна комуникация на очакванията – важно е още в началото да се изясни какво ще очаква клиента (какво ще се подобри в изпълнението на проекта), за да не остане с погрешни очаквания.
* Липса на редовна обратна връзка – липсата на обратна връзка от страна на консултанта е сериозен пропуск. Препоръчваме на Вас и експертите да комуникирате възможно по-често един с друг.
* Игнориране на експертните съвети – случва се клиентите да игнорират съветите на експерта, което никога не е в полза за крайния резултат по проекта, както и за Вас. Съветваме Ви да се вслушвате в насоките на консултантите, за да избегнете по-нататъшни проблеми при изпълнението на проекта и всичко да преминава гладко.
* Неясна роля и отговорности на страните – важно е консултантът да изясни пред клиента какво ще очаква от него като съдействие в процеса на подготовка на проекта, за да не възникват недоразумения и забавяния при изготвянето на проекта. В случай, че консултантът не даде ясна информация от самото начало, важно е Вие да поискате такава.
3. Съдействайте в подготовката на информация
При подготовката на проектно предложение, консултантът ще изиска от вас съдействие при предоставянето на някои необходими документи. Такива документи могат да бъдат например годишен финансов отчет за предходен период, длъжностни характеристики на служителите във фирмата, справка за актуални трудови договори и др.
Консултантът има задачата да попълни вместо Вас декларацията на кандидата, декларацията за минимални помощи и декларацията за НСИ, които Вие ще трябва да разпишете.
В процеса на работа, в зависимост от изискванията към конкретната процедура може да са необходими и други документи. Важно е като кандидат да имате готовност да съдействате на експерта във възможно най-кратки срокове.
4. Съвети за комуникацията по време на работни срещи
Добрата комуникация е ключова при изготвянето на проекти за финансиране. За да бъдат възможно най-ползотворни срещите между кандидат и експерт, има няколко стъпки, които бихме Ви посъветвали да следвате:
* уточнете предварително времева рамка за срещата;
* бъдете подготвени преди срещата;
* поставете си ясни цели за срещата;
* не се притеснявайте да задавате отворени въпроси;
* задавайте конкретни въпроси;
* водете си записки;
* поддържайте позитивна нагласа.
5. Как да решавате изникнали конфликти и промени в плановете
Никой не е застрахован от възникване на конфликти и промени в плановете в процеса на изготвяне на проект за финансиране. Важно е кандидатът и консултантът да запазят добрия тон и да обсъдят какви ще бъдат вариантите за решение на проблема.
В този параграф ще откриете съвети за решаване на конфликти и промени в плановете:
* потърсете корена на проблема;
* водете отворен диалог;
* идентифицирайте общи цели;
* приемете различията;
* обективно оценете промените;
* планирайте алтернативни сценарии;
* поддържайте проактивна комуникация.
Ключов момент при решаването на възникналия проблем е да продължите да поддържате позитивна комуникация, дори когато има предизвикателства. В крайна сметка се борите за обща цел, а именно успешното финализиране на кандидатурата Ви по програма.
Добрата комуникация между клиент и експерт е водеща при изготвянето и управлението на проект. Ако комуникацията не върви гладко, то има опасност в процеса на работа да възникнат проблеми и да се допуснат различни грешки. Затова е важно още преди започване на съвместна работа, клиентът и консултантът да организират среща и да изговорят цялостната идея и бъдещите цели.
